Efficiënte communicatie is een hoeksteen van zakelijk succes. Als u er intern voor zorgt dat uw team naadloos communiceert, voorkomt u wrijvingsverliezen, misverstanden, vertragingen en overlappingen. Extern is frustratievrije klantcommunicatie direct gecorreleerd met een positieve klantervaring en hogere tevredenheid.
Zakelijke communicatiekanalen zijn echter ook een belangrijk doelwit voor cybercriminelen. De afgelopen jaren, vooral sinds de pandemie, is het aantal cyberaanvallen enorm gestegen. Statistieken tonen aan dat alleen al vorig jaar het aantal hacks met 38% is gestegen. Erger nog, het kost een bedrijf gemiddeld nog steeds 277 dagen om een inbreuk te identificeren, wat gemiddeld een verlies van $ 4,35 veroorzaakt.
Hoe kunnen bedrijven hun communicatiekanalen beschermen tegen hackers, terwijl ze toch de best mogelijke ervaring voor klanten bieden en de teamproductiviteit behouden? Hier vindt u alles wat u moet weten – en welke fouten u moet vermijden.
Gebruik veilige platforms
Om te beginnen is er de keuze uit communicatiekanalen. Om aan de communicatiebehoeften van klanten te voldoen, moet u een verscheidenheid aan kanalen aanbieden, van sms’en, e-mail en livechat tot spraak- en video-oproepen. Om nog maar te zwijgen van de belangrijkste kanalen voor interne zakelijke communicatie, berichtenuitwisseling en teamsamenwerkingstools.
Bij de keuze van al deze kanalen moet u prioriteit geven aan beveiliging. Bij het vergelijken van communicatieplatforms, of het nu gaat om UCaaS-aanbieders of contactcentersoftware, is het van cruciaal belang om rekening te houden met hun beveiligingsnormen.
Zijn ze al eerder geschonden? Op welke serverinfrastructuur en encryptie vertrouwen ze? Welke cyberbeveiligingsprotocollen implementeren ze? Voldoen ze aan de internationale regelgeving op het gebied van gegevensbeveiliging? Bieden ze aanvullende beveiligingsmaatregelen, zoals tweefactorauthenticatie?
Dit zijn allemaal vragen waarop u het antwoord moet vinden voordat u genoegen neemt met een communicatieplatform voor uw bedrijf.
Controleer uw wachtwoorden en machtigingen
Vervolgens moet uw bedrijf de wachtwoorden controleren en bekijken welke teamleden welke machtigingen hebben.
Hoe ongelooflijk het ook mag klinken, statistieken tonen aan dat een grote meerderheid van de datalekken (volledig 80%!) Te wijten is aan gecompromitteerde inloggegevens. Ze laten ook zien dat 75% van de mensen zich niet aan de best practices op het gebied van wachtwoorden houdt, ondanks dat ze beter weten.
In feite staan ‘123456’, ‘wachtwoord’ en ‘admin’ nog steeds op de lijst van de meest gebruikte wachtwoorden in 2024.
Door de complexiteit van wachtwoorden te vergroten, wordt het risico op succesvolle cyberinbreuken dramatisch verminderd. Daarom moeten een grondige wachtwoordcontrole en de implementatie van draconische wachtwoordstandaarden hoog op uw prioriteitenlijst staan om uw zakelijke communicatie te beschermen.
Wat de beoordeling van machtigingen betreft: hoe meer mensen toegang hebben tot een systeem, hoe waarschijnlijker het is dat iemand een fout maakt die tot een inbreuk kan leiden. Zorg ervoor dat alleen de mensen die het echt nodig hebben toegang hebben tot gevoelige informatie.
Investeer in cyberbeveiliging
Een andere strategie om uw zakelijke communicatie tegen hackers te beschermen, is door te investeren in cyberbeveiligingstools.
Met de torenhoge cijfers van cybercriminaliteit en de acceptatie van technologieën zoals AI door hackers, hebben cyberbeveiligingsbedrijven hun inspanningen opgevoerd om hulpmiddelen te bieden om deze af te weren.
Bekijk welke cyberbeveiligingstools uw bedrijf gebruikt. Een solide antivirussysteem, een Virtual Private Network (VPN) oplossing en een (team)wachtwoordbeheerder of kluis in combinatie met een sterk wachtwoordbeleid moeten het absolute minimum zijn.
Als u nog verder gaat, kunt u investeren in monitoring van financiële fraude, monitoring van identiteitsdiefstal voor uw teamleden en bescherming tegen spamoproepen.
Vooral tools voor het monitoren van cyberbeveiliging worden door bedrijven onderbenut – een belangrijke reden voor de vaak maandenlange vertraging bij het detecteren van een inbreuk. Als er sprake is van een hack, is het cruciaal dat je deze zo snel mogelijk opmerkt, om de schade en het verlies aan klantvertrouwen te kunnen beperken.
Verbeter de cyberbeveiligingsvaardigheden van uw team
De overgrote meerderheid van succesvolle cyberinbreuken is te wijten aan menselijke fouten en niet alleen aan de keuze van zwakke wachtwoorden.
Vooral phishing-aanvallen zijn de afgelopen jaren steeds geavanceerder geworden. De tijd dat een Nigeriaanse prins die vastzat op een luchthaven een lening aanvroeg, is al lang voorbij.
In plaats daarvan ontvangt u tegen het einde van de werkdag een e-mail van uw supervisor omdat hij behoeften uw inloggegevens voor een operatie op hoog niveau.
Of je krijgt op Slack een bericht van een collega van twee afdelingen met een link om de virtuele verjaardagskaart voor Sarah van de boekhouding te ondertekenen.
Als hackers echt hun uiterste best doen, kunt u zelfs een telefoontje krijgen van de CEO van uw bedrijf die om hulp vraagt bij een technisch probleem.
In al deze gevallen zouden velen niet twee keer nadenken over het overhandigen van informatie of het klikken op de link die ze ontvangen, zonder na te denken over spear- of voice-phishing. En vandaag de dag is dat alles wat nodig is om de deur wijd open te zetten zodat cybercriminelen stilletjes uw communicatiesystemen kunnen binnendringen.
Om te voorkomen dat deze scenario’s zich voordoen, moet u de cyberbeveiligingsvaardigheden van uw team opfrissen – en hun capaciteiten om fraude op te sporen en te signaleren. Regelmatige trainingen op het gebied van cyberbeveiliging zijn van cruciaal belang, net als het uitvoeren van steekproeven om er zeker van te zijn dat iedereen zich aan de beste praktijken houdt.
Ontwikkel SOP’s en een cyberbeveiligingsroutine
Ten slotte is het, om de communicatiekanalen van uw bedrijf tegen hackers te beschermen, essentieel om standaardprocedures en een vaste cyberbeveiligingsroutine te ontwikkelen.
Uw SOP’s moeten niet alleen betrekking hebben op de manier waarop u uw systemen kunt beschermen, maar ook op wat u moet doen in het geval van een inbreuk, of het vermoeden daarvan. Al uw teamleden moeten verdachte activiteiten kunnen opmerken en precies weten met wie ze contact moeten opnemen als dat toch gebeurt.
Wie moeten ze waarschuwen als ze een spearphishing-bericht op hun werktelefoon ontvangen?
Wat is de procedure als databases zich vreemd gedragen?
Welke systemen moeten als eerste worden afgesloten om een mogelijke inbreuk te beperken?
Dit zijn allemaal vragen die moeten worden verduidelijkt en aan uw team moeten worden gecommuniceerd.
Hoe ongemakkelijk het ook is, u moet ook back-upplannen ontwikkelen voor het worstcasescenario van een succesvolle inbreuk. Wat is uw strategie om uw website te herstellen als deze is gegijzeld? En hoe attendeer je klanten op een potentiële dreiging?
Ten slotte moet u cyberbeveiliging op dagelijkse, wekelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse basis in uw routines opnemen. Cybercriminelen ontwikkelen voortdurend hun tactieken en u moet op de hoogte blijven om uw communicatie te beschermen.
Dit betekent dat u op de hoogte moet blijven van cyberbeveiligingsnieuws, nieuwe bedreigingen en oplichting. Het omvat ook regelmatige wijzigingen van uw wachtwoorden, systeembeoordelingen en updates van uw SOP’s.
Conclusie
Het beschermen van uw zakelijke communicatie tegen hackers is een complexe taak. Het begint met uw keuze van platforms en cyberbeveiligingstools, maar vereist voortdurende waakzaamheid. Het is van cruciaal belang om uw wachtwoorden en machtigingen regelmatig te controleren, uzelf en uw team op te leiden en SOP’s en routines voor cyberbeveiliging te ontwikkelen.
Hoewel dit allemaal een aanzienlijke hoeveelheid tijd, moeite en middelen kost, is het zeker de moeite waard. Het alternatief is dat u zich wijd openstelt en kwetsbaar bent voor aanvallen die ernstige financiële gevolgen kunnen hebben en kunnen resulteren in een totaal verlies van klantvertrouwen. In dat scenario is de vraag wanneer – in plaats van of – je wordt gehackt.
Alleen met de beste tools en teamleden die zich houden aan best practices op het gebied van cyberbeveiliging en in staat zijn phishing-aanvallen op te merken, kunt u uw communicatiekanalen verdedigen.
Opmerking: Dit expertstuk is bijgedragen door Hassan Saleem, een succesvolle seriële ondernemer, investeerder en oprichter van meerdere technologie- en e-commerce-startups. Hij leidt nu een marketingbureau dat kleine bedrijven en startups helpt een robuuste online aanwezigheid op te bouwen.
