In het huidige digitale landschap zijn data uitgegroeid tot een cruciaal bezit voor organisaties, vergelijkbaar met valuta. Het is de levensader van elke organisatie in de huidige onderling verbonden en digitale wereld. Het beveiligen van de gegevens is dus van het allergrootste belang. Het belang ervan wordt vergroot in lokale Exchange Server-omgevingen waar essentiële zakelijke communicatie en e-mails worden opgeslagen en beheerd.
In dit artikel leert u over de zich ontwikkelende bedreigingen van gegevensverlies, de verschuiving in de verantwoordelijkheden van beheerders en belangrijke back-up- en herstelstrategieën om gegevensverlies in de Exchange Server-omgeving te voorkomen.
Scenario’s voor gegevensverlies in Exchange-servers
Gegevensverlies in een lokale Exchange Server-omgeving komt steeds vaker voor. Cyberbedreigingen, zoals ransomware-aanvallen, zijn de afgelopen jaren een belangrijke oorzaak van gegevensverlies gebleken, waarbij veel financieel gemotiveerde bedreigingsactoren zich steeds vaker op de kwetsbaarheden in Exchange-servers richten. Deze aanvallers proberen de kwetsbaarheden, zoals ProxyLogon, te misbruiken om ongeautoriseerde toegang te krijgen tot de server of de e-mailaccounts van gebruikers.
Naast kwetsbaarheden in het systeem kunnen hardwarestoringen en menselijke fouten ook leiden tot gegevensverlies op lokale Exchange-servers. Volgens een onderzoek van Gartner wordt geschat dat in 2025 30% van de organisaties te maken krijgt met een incident met gegevensverlies veroorzaakt door een nalatige medewerker.
Evoluerende rol van Exchange Server-beheerders
De rol van Exchange Server-beheerders is de afgelopen jaren aanzienlijk geëvolueerd als gevolg van de toenemende malware-/ransomware-aanvallen, waardoor ze zich snel moeten aanpassen en moeten optreden als bewakers om de gegevens en reputatie van de organisatie te beschermen.
De complexiteit van het beheren van grote hoeveelheden gegevens in moderne lokale Exchange Server-omgevingen is echter ook aanzienlijk toegenomen. Tegenwoordig moeten beheerders omgaan met de complexiteit van de Exchange Server-omgeving, die voornamelijk wordt bepaald door factoren zoals de vereisten voor verbeterde beveiligingsmaatregelen om geavanceerde cybercriminelen en nieuwere bedreigingen te bestrijden.
De inzet begrijpen
De gevolgen van gegevensverlies in Exchange Server-omgevingen zijn ingrijpend.
1. Financiële verliezen
Financiële verliezen zijn een van de meest voorkomende gevolgen van gegevensverlies. De bedrijfsvoering van een organisatie wordt ondersteund door data. Als de gegevens verloren gaan, betekent dit dat de organisatie niet alleen haar vermogen verliest om inkomsten te genereren, maar ook haar manier van werken. Wanneer gegevens verloren gaan, wordt bovendien een aanzienlijke hoeveelheid middelen ingezet voor gegevensherstel.
2. Reputatieschade
Het opbouwen van vertrouwen kost tijd. Voor het verliezen ervan is echter slechts één slechte beslissing nodig. Een datalek of ransomware-aanval kan de reputatie van een organisatie in de markt ernstig aantasten, waardoor het vertrouwen van klanten of opdrachtgevers wordt geschonden. Niemand wil om de verkeerde redenen in de krantenkoppen belanden.
3. Downtime en gebrek aan bedrijfscontinuïteit
E-mailcommunicatie is essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Verlies van kritieke gegevens kan de workflow verstoren en de productiviteit belemmeren, wat ernstige gevolgen kan hebben voor de organisatie.
Uit een rapport van IDC blijkt dat de gemiddelde kosten van downtime als gevolg van gegevensverlies in een middelgrote organisatie ongeveer $1,25 miljoen per jaar bedragen.
4. Bedrijfssluiting
Gegevensverlies kan mogelijk leiden tot het faillissement of de sluiting van een organisatie. Volgens de Universiteit van Texas overleeft 94% van de bedrijven die lijden onder catastrofaal gegevensverlies niet. Hiervan is 43% nooit heropend en 51% is binnen twee jaar gesloten.
5. Regelgevende en juridische boetes
Bedrijven zijn verplicht door de wetten, regels, voorschriften en industrienormen op het gebied van gegevensbescherming. Als u dit niet doet, kan dit ernstige gevolgen hebben, zoals hoge boetes. Juridische acties kunnen ook de reputatie van uw organisatie ondermijnen.
Voorkom gegevensverlies – Ontwikkel een doordachte back-upstrategie
De meest voorkomende reden voor gegevensverlies in Exchange Servers is databasecorruptie of -schade. Om gegevensverlies te voorkomen hebben beheerders een uitgebreide back-upstrategie nodig die is afgestemd op hun Exchange Server-omgevingen.
Hieronder vindt u enkele back-upmethoden en -strategieën van Exchange Server die beheerders kunnen volgen om permanent gegevensverlies te voorkomen.
1. Gebruik VSS-gebaseerde back-up
Exchange Server ondersteunt Volume Shadow Copy-service (VSS)-gebaseerde back-ups. U kunt de Exchange-bewuste Windows Server Backup-toepassing met een VSS-plug-in gebruiken om een back-up te maken van actieve en passieve Exchange-databasekopieën en de back-updatabasekopieën te herstellen.
2. Back-upcombinatie
Exchange-beheerders zouden idealiter een combinatie van volledige en incrementele back-ups moeten gebruiken. Volledige back-ups leg de volledige Exchange Server-database vast, terwijl Incrementele back-ups van Exchange Serverleg de wijzigingen sinds de laatste volledige back-up vast en sla deze op.
Daarnaast zijn er differentiële back-ups die wijzigingen sinds de laatste volledige back-up vastleggen zonder de transactielogboeken af te korten. Deze worden echter minder vaak gebruikt vanwege hun complexiteit.
3. Beheer van transactielogboeken
Transactielogboeken spelen een cruciale rol bij het handhaven van de databaseconsistentie. Het is ook van cruciaal belang voor databaseherstel op Exchange-servers. Wanneer u een volledige back-up uitvoert, worden de transactielogboeken automatisch afgekapt om schijfopslag te besparen. Maak daarom altijd een back-up van de transactielogboeken voordat u een volledige back-up uitvoert.
4. Circulaire houtkap
Circulaire logboekregistratie is standaard uitgeschakeld in Exchange Server. Beheerders kunnen het echter inschakelen om de databaselogboeken automatisch af te korten. U kunt dit gebruiken als de transactielogboeken niet automatisch worden gewist na een volledige back-up.
5. Volg de 3-2-1 back-upregel
Volg de 3-2-1-back-upstrategie om uw Exchange Server-gegevens te beschermen tegen permanent verlies. De strategie stelt eenvoudigweg dat u over het volgende moet beschikken:
- Minimaal drie kopieën van uw gegevens op verschillende media, zoals schijven en tape.
- Eén kopie wordt off-site of op een externe locatie opgeslagen om ervoor te zorgen dat natuurrampen, door de mens veroorzaakte of geografische rampen niet alle back-upkopieën kunnen beschadigen (noodherstel).
Proactieve maatregelen voor gegevensbescherming
Een proactieve aanpak is van fundamenteel belang geweest bij het voorkomen van gegevensverlies. Daarom moeten beheerders rekening houden met de volgende beste praktijken voor gegevensbescherming:
- Robuuste beveiligingsmaatregelen
- Implementeer robuuste beveiligingsprotocollen, werk beveiligingssoftware regelmatig bij en installeer Exchange Server- en Windows-updates om u tegen bedreigingen te beschermen.
- Continu lerende
- Voortdurend leren en trainen over e-mailbeveiliging en cyberaanvallen onder beheerders, werknemers en klanten is van cruciaal belang om op de hoogte te blijven van opkomende bedreigingen en kwetsbaarheden.
- Toegangscontrole
- Beperk de toegang tot gevoelige gegevens en implementeer sterke authenticatiemechanismen. Zorg ervoor dat u de RBAC gebruikt om de toegang in Windows- en Exchange Server-omgevingen te beperken.
Herstelstrategieën voor Exchange Server
Exchange-beheerders moeten ook klaar zijn als het gaat om het herstellen van corrupte of gedemonteerde databases voor het geval er iets gebeurt. Hier zijn enkele strategieën die kunnen helpen bij het snel herstellen van de database in geval van een probleem of incident.
1. Hersteldatabases
Hersteldatabases (RDB’s) zijn speciale Exchange Server-databases waarmee beheerders gegevens uit de herstelde mailboxdatabase kunnen koppelen en extraheren. RDB’s helpen bij het herstellen van gegevens zonder de live-omgeving te beïnvloeden.
2. Gebruik Exchange-eigen gegevensbescherming
Exchange Server 2016 en 2019 hebben mogelijkheden om gegevens te beveiligen zonder uitsluitend te vertrouwen op traditionele back-ups.
3. Draagbaarheid van kiestoon
Beheerders kunnen kiestoonportabiliteit of kiestoonherstel gebruiken. Hierin wordt een lege Exchange-database met dezelfde databasenaam en schemaversie gemaakt waarmee gebruikers nieuwe e-mails kunnen blijven verzenden en ontvangen terwijl de beheerders de mislukte databases herstellen en herstellen. Deze methode biedt continuïteit tijdens noodherstel.
4. Exchange-hersteltools
In het geval van een servercrash en/of wanneer de Exchange-databaseback-up niet beschikbaar of verouderd is, kan de Exchange-hersteltool, zoals Stellar Repair for Exchange, Exchange-beheerders helpen mailboxen uit een ernstig corrupte of beschadigde Exchange-database te halen. De tool helpt ook bij de methode voor het herstellen van de kiestoon. Het maakt de extractie en export mogelijk van herstelde mailboxen van beschadigde EDB-bestanden naar de kiestoondatabase of een bestaande gezonde database op dezelfde Exchange Server. Dit helpt de mailboxen van gebruikers en hun Outlook-connectiviteit te herstellen en downtime en verstoring te minimaliseren.
Conclusie
Exchange Server-beheerders spelen een cruciale rol bij het beschermen van cruciale bedrijfsgegevens in een steeds uitdagender landschap. De risico’s die gepaard gaan met gegevensverlies zijn aanzienlijk en variëren van financiële gevolgen tot reputatieschade van de organisatie. Om deze risico’s te beperken, moeten beheerders doordachte back-upstrategieën ontwikkelen en proactieve beveiligingsmaatregelen nemen, samen met robuuste herstelplannen.
Om de risico’s op gegevensverlies te beperken, moeten organisaties prioriteit geven aan back-up- en herstelstrategieën. Het regelmatig maken van back-ups van Exchange Server-gegevens en het hebben van een goed gedefinieerd herstelplan kunnen de impact van incidenten met gegevensverlies aanzienlijk verminderen.
