Velen van jullie hebben op dit moment waarschijnlijk wel eens van Google Documenten gehoord, zelfs als je Google niet gebruikt. De Google Docs-service bestaat al heel lang als onderdeel van de reeks productiviteitstools van Google. Veel mensen kennen het eigenlijk als een directe vervanging voor Microsoft Word. In dit artikel zullen we meer vertellen over Google Documenten om u beter vertrouwd te maken met de tool, te beginnen met wat het precies is. Als u dit zich afvraagt, of gewoon even afstand wilt nemen van Microsoft Word, kan dit een goede optie voor u zijn. Het heeft natuurlijk ook enkele voordelen, vooral als je een Google-gebruiker bent. Laten we er dus mee aan de slag gaan.
Wat zijn Google Documenten?
Google Docs is een online tekstverwerker. Dat is de beste uitleg van de tool. Het maakt deel uit van het webgebaseerde pakket productiviteitstools van Google. Die suite bevat ook Google Spreadsheets, Google Presentaties, Google Tekeningen, Google Formulieren, Google Sites en Google Keep. Aangezien deze suite vaak wordt gezien als een directe vervanging voor Microsoft Office, zul je waarschijnlijk Google Documenten, Google Spreadsheets en Google Presentaties het vaakst genoemd horen.
Google Documenten bestaan eigenlijk al heel lang. Google lanceerde het in maart 2006, dus we zijn 18 jaar verder op het moment dat dit artikel wordt geschreven. De service is momenteel beschikbaar in 100 talen en heeft sinds de oprichting een lange weg afgelegd. Het wordt ook geleverd met directe integratie met Google-apps, en vooral met Google Drive. Google Drive is de cloudopslag van het bedrijf die is verbonden met uw Google-account. Als u wilt, kunt u Google Documenten daar rechtstreeks starten, maar het is ook als afzonderlijke app beschikbaar.
Op welke platforms is Google Documenten beschikbaar?
De Google Documenten-tool is beschikbaar in zowel app- als webformaten. U hebt er dus in principe toegang toe vanuit elke webbrowser, zolang u zich maar aanmeldt bij Google Drive, waar de service is gedockt. Het maakt echt niet uit welk platform je op dat moment gebruikt, of het nu Windows, macOS of een soort Linux-gebaseerd besturingssysteem is. Als alternatief kunt u Google Documenten ook in app-formaat openen. De Google Documenten-app is beschikbaar op Android, iOS en ChromeOS. Onnodig te zeggen dat Android en iOS 's werelds grootste mobiele besturingssystemen zijn, die bijna de hele markt bestrijken, dus… wat dat betreft ben je goed gedekt.
Is Google Documenten gratis te gebruiken?
Google Documenten zijn gratis te gebruiken, ja, zolang u gratis opslagruimte op Google Drive heeft. Zoals eerder vermeld, wordt Google Documenten geleverd bij uw Google-account en is het een webgebaseerde service. Alles wat u in Google Documenten doet, wordt vrijwel onmiddellijk in de cloud opgeslagen, zodat u niets van uw werk verliest. Dat kost wel gratis online ruimte van uw Google-account. Wanneer u uw Google-account opent, krijgt u 15 GB gratis opslagruimte. Elke Google-service die u gebruikt, neemt delen van die ruimte in beslag, inclusief Google Documenten, Spreadsheets, Keep, Foto's, Gmail, enzovoort. Het komt er dus op neer dat het gratis is, maar je hebt wel vrije ruimte nodig op Google Drive.
Wat zijn de concurrenten/alternatieven van Google Documenten?
Het bekendste Google Docs-alternatief is Microsoft Word. Dat zijn misschien wel de twee populairste tekstverwerkingsprogramma's die er zijn. Ze openen zelfs dezelfde soorten bestanden, onder andere .doc en .docx. Microsoft Word is echter niet de enige concurrent van Google Docs. Er zijn een aantal andere tekstverwerkingssuites beschikbaar, maar laten we het bij directe concurrenten houden die dezelfde soorten bestanden openen. Velen van jullie hebben waarschijnlijk gehoord van LibreOffice en WPS Office.
LibreOffice is een open-source kantoorsoftwarepakket dat in 2010 tot leven kwam. Het is zelfs erg populair onder Linux-gebruikers. WPS Office is veel ouder, het kwam al in 1988 tot leven. Het is platformonafhankelijk en is zelfs breder beschikbaar dan Microsoft Word en Google Docs. WPS Office is niet alleen beschikbaar op Android en iOS, maar ook op Fire OS en HarmonyOS, wat mobiele platforms betreft. Je hebt er echter ook toegang toe vanaf desktopbesturingssystemen.
Een andere concurrent die in je opkomt is de Zoho Writer. Het maakt deel uit van de rijke suite van Zoho en u kunt het koppelen aan uw Google- en Yahoo-accounts. Het is ook webgebaseerd en slaat documenten automatisch voor u op. Het is rijk aan functies en een solide alternatief voor Google Documenten.
Kan ik Google Documenten gebruiken als ik geen internetverbinding heb?
Is het mogelijk om Google Documenten te gebruiken als u geen internetverbinding heeft? Nou ja, dat is het wel. U kunt dat eigenlijk doen voor Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Houd er echter rekening mee dat het niet direct beschikbaar is. Je moet offline toegang inschakelen voor specifieke bestanden die je via Google Documenten hebt gemaakt, tenzij het document waar we het over hebben al op je telefoon is opgeslagen of zoiets. Laten we er echter vanuit gaan dat dit niet zo is. U heeft een internetverbinding nodig en navigeert naar het document dat u offline wilt gebruiken. Zodra u het via uw desktop-pc of uw smartphone heeft gevonden, moet u het offline beschikbaar maken of downloaden.
Op desktop-pc's moet u het bestand lokaliseren, er met de rechtermuisknop op klikken en ziet u de optie 'Offline beschikbaar maken'. Zodra u dat inschakelt, kunt u het bewerken terwijl u niet met internet bent verbonden. Zodra u echter een internetverbinding krijgt, worden uw wijzigingen opgeslagen. Je kunt het document ook downloaden voor offline gebruik, maar dat is iets heel anders, omdat je dat bestand in feite loskoppelt van Google Drive. Houd er rekening mee dat u vanaf uw smartphone lang op een specifiek bestand moet drukken om hetzelfde optiemenu te krijgen als wanneer u met de rechtermuisknop klikt op desktop-pc's.
Heeft Google Documenten enige configuratie nodig voordat u het gaat gebruiken?
U zult blij zijn te weten dat u Google Documenten niet echt hoeft te configureren voordat u het gaat gebruiken. Zorg ervoor dat u een Google-account heeft en dat u klaar bent om aan de slag te gaan. Je kunt altijd naar de Google Documenten-app gaan en je favoriete thema instellen, of iets dergelijks, maar dat is volledig optioneel. De app werkt zoals bedoeld, zonder enige configuratie. Hetzelfde geldt ook voor de webclient.
Wat zijn de beste functies van Google Documenten?
Google Docs is een zeer capabele tekstverwerkingstool. Als je ooit Microsoft Word hebt gebruikt, levert Google Docs die functionaliteit feitelijk in een andere verpakking… plus enkele toegevoegde pakketten. De featurelijsten zijn niet hetzelfde, maar ze delen wel veel dezelfde functionaliteit. Dat gezegd hebbende, zullen we het niet echt hebben over alle tools die beschikbaar zijn in de app en dat soort dingen, omdat dat een eeuwigheid zou duren. We zullen echter enkele van de meest interessante functies van Google Documenten belichten, en de functies die we het meest gebruiken.
Continu automatisch opslaan
Dit was een van mijn persoonlijke favoriete functies toen ik Google Documenten begon te gebruiken. Je woorden worden opgeslagen terwijl je ze schrijft, dus zelfs als je de stroom verliest of zoiets, wordt vrijwel alles opgeslagen. U hoeft nooit handmatig op de opties 'opslaan' of 'opslaan als' of iets dergelijks te klikken. Deze functie heeft bij mij altijd probleemloos gewerkt en is waarschijnlijk nog steeds mijn favoriete onderdeel van Google Documenten.
Paginaloze weergave
Standaard verdeelt Google Documenten uw documenten in pagina's. Je kunt dat echter veranderen. U kunt de paginaloze weergave activeren als u eigenlijk gewoon op een eindeloos vel papier wilt schrijven. U zult geen pagina-einden of iets dergelijks zien. Dit is waarschijnlijk niet ideaal als u een boek schrijft of met iemand samenwerkt aan iets dergelijks. Het is echter handig in veel andere situaties, vooral als u afbeeldingen, tabellen, enzovoort gebruikt. Dat doe je door naar 'Bestand' te gaan en vervolgens naar 'Pagina-instelling'. Daar ziet u het tabblad 'Paginaloos' en moet u uw keuze bevestigen. Als u kiest voor de optie 'Standaard instellen', krijgt u een paginaloze weergave van al uw toekomstige documenten.
E-mails rechtstreeks vanuit Google Documenten verzenden
Dit is meer een interessante en coole functie dan iets dat ik regelmatig gebruik, maar toch is het het vermelden waard. U kunt desgewenst rechtstreeks vanuit Google Documenten e-mails verzenden. Hierdoor kunt u tabellen, vervolgkeuzelijsten en meer in uw e-mails plaatsen. Klik eenvoudigweg op het menu 'Invoegen' en beweeg met de muis over de optie 'Bouwstenen'. Daar moet u 'E-mailconcept' selecteren en alles instellen zoals u dat wilt. Als u klaar bent, klikt u op het pictogram 'Gmail' om het te exporteren. U krijgt een voorbeeld van uw e-mail voordat u deze verzendt.
Versiegeschiedenis
De functie 'Versiegeschiedenis' is ook een van mijn favorieten. U kunt het openen via het menu 'Bestand'. Het is over het algemeen geweldig om te hebben, vooral als je met iemand samenwerkt. Dankzij deze functie krijgt u toegang tot een gedetailleerd logboek van alle documentversies. U ziet ook de aangebrachte wijzigingen, de persoon die ze heeft aangebracht en wanneer ze zijn aangebracht. Zo weet je precies wat wat is, zonder verrassingen.
Documenten delen
Zoals het geval is met bestanden in Google Drive in het algemeen, kunt u uw Google Docs-bestanden eenvoudig met andere mensen delen. U heeft de mogelijkheid om hen een link te sturen om een document te kunnen lezen of om iemand samen met u een bestand te laten bewerken. Het hangt natuurlijk allemaal af van wat je plannen zijn voor dat specifieke bestand. Bovendien kunt u een link voor het document maken waartoe iedereen met de link toegang heeft, of u kunt Google-gebruikers rechtstreeks toevoegen aan het deelmenu, de keuze is geheel aan u. Google biedt u wel opties.
Bewerkingen voorstellen
Als u met iemand samenwerkt aan een specifiek document, kunt u bewerkingen voor dat document voorstellen. U kunt eenvoudig elk gewenst gedeelte van de tekst selecteren en vervolgens ziet u aan de rechterkant een pop-upmenu in de vorm van een pil. De derde en laatste optie daar is 'Bewerkingen voorstellen'. Zodra je dat doet, zal de andere kant zien dat een specifiek gedeelte van de tekst is gemarkeerd, en zullen ze zien wat je erover hebt gezegd. Dit is een geweldige manier om iets voor iemand te proeflezen, of om in het algemeen aan een project samen te werken.
Spraakgestuurd typen
Sommigen van jullie maken waarschijnlijk waar mogelijk gebruik van spraakgestuurd typen. U zult blij zijn te weten dat het rechtstreeks in Google Documenten is ingebouwd. Dat hulpmiddel bevindt zich in het menu 'Extra'. Je ziet daar de optie 'Spraakgestuurd typen'. Vanzelfsprekend is deze tool zeer nauwkeurig, zoals we van Google gewend zijn. Als u niet handmatig wilt typen, kunt u altijd deze optie gebruiken en uw tekst dicteren. U kunt uiteraard proeflezen en wijzigen wat later moet worden gewijzigd.
Aangepaste sneltoetsen
Een andere uiterst nuttige functie in Google Documenten zijn aangepaste snelkoppelingen. Dit is niet iets dat veel mensen zullen gebruiken, maar als je de tijd hebt om het in te stellen, kan het erg handig zijn. Het kan uw workflow behoorlijk vergroten. Google Docs ondersteunt wel uw standaard sneltoetsen, zoals bijvoorbeeld CTRL+C voor kopiëren en CTRL+V voor plakken. Dankzij de optie voor aangepaste snelkoppelingen kunt u echter nog een heleboel andere opties maken. De mogelijkheden zijn eindeloos. Open eenvoudigweg het menu 'Extra' en klik op 'Voorkeuren'. Vanaf daar kom je er wel uit.
